Knowledge management & information technology

Abstract

This thesis examines the relationship of Knowledge Management (KM) and Information Technology (IT) using a holistic approach and view. Therefore, the first chapter presents definitions of knowledge and KM, discusses related fields to KM and knowledge types, argues what KM activities can be supported by IT, examines areas of IT related to KM, defines the focus of this thesis, and presents interesting artifacts. Generally speaking, KM is centered on becoming or staying competitive and IT is able to support such initiatives. As areas that require flexibility, creativity, and learning are especially in need of KM, this thesis concentrates on them. Since there is hardly any complete description of the goals KM tries to achieve and the problems it addresses, the next chapter analyzes the goals of KM, problems to be addressed by KM-systems, goals and problems of a university, problems of (existing) KM-systems, and, finally, the requirements of a KMsystem that supports a KM initiative that addresses the mentioned problems and does not su er from the described problems. Furthermore, the identified requirements are supplemented by important non-functional requirements, as these are missing in the list of goals and problems. Following the identification of requirements for KM-systems, chapter 3 discusses important preconditions and foundations for KM in general and KMsystems in specific. As a complete KM-system can only be part of a complete and holistic KM initiative, this examination presents indispensable issues for such KMinitiatives and discusses the importance and relevance of each topic. The next chapter presents three existing solutions, namely CYMANTIX. NET, the Oracle solution, and the Lotus/IBM solution (the Lotus Discovery System plus additional software). While CYMANTIX.NET does not o er as many features and functions as the other examples, it provides interesting ones. On the other hand, the Oracle solution also lacks many features but provides a solid technological foundation to build a KM-system and the Lotus/IBM solution provides many relevant features and functions and, thus, is capable of supporting limited KM initiatives. Finally, the chapter examines to what extent the three solutions address the requirements identified and what is missing. Next follows the main chapter of this thesis describing the proposed IT solution in the context of a holistic KM initiative. Therefore, it starts with a discussion of principles such as participatory design, etc. that have to be adhered to when designing, implementing, and introducing the proposed KMsystem. Then, the proposed KM-system is presented consisting of three major building blocks, namely the central user interface, the virtual information pool, and automation as well as further aspects. Furthermore, the chapter examines the relationship of eLearning and KM with regard to the proposed KM-system, discusses implementation issues, and ends with an evaluation of the proposed solution. The concluding chapter summarizes this thesis and stresses the holistic point of view that is combined with proposing a complete IT system supporting KM. Furthermore, it discusses the pros and cons of this approach and the results of the evaluation. Finally, it presents areas that need further research and what the future holds for KM.

Diese Dissertation untersucht die Zusammenhaenge zwischen Wissensmanagement (WM) und Informationstechnologie (IT) unter Verwendung eines gesamtheitlichen Ansatzes und einer umfassenden Sichtweise. Daher werden im ersten Kapitel Definitionen von Wissen und Wissensmanagement vorgestellt. Weiters werden fuer WM relevante Forschungsfelder, Technologien, Klassifizierungen von Wissen, der Fokus dieser Arbeit, wichtige Artefakte sowie der Umfang, in dem IT WM prinzipiell unterstuetzen kann, diskutiert. Generell soll WM Firmen wettbewerbsfaehiger machen und diese Arbeit untersucht, in welchen Bereichen und wie IT das unterstuetzen kann. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Bereichen, die Flexibilitaet, Kreativitaet und Lernen voraussetzen, da WM hier den groessten Erfolg verspricht. Da es kaum eine komplette Beschreibung aller Ziele des WM und der Probleme, die es zu loesen versucht, gibt, enthaelt das naechste Kapitel eine Analyse der Ziele von WM, die Probleme die WM zu loesen versucht, die WM relevanten Ziele und Probleme einer Universitaet, bekannte Probleme von existierenden WM-Systemen und die Anforderungen, die sich aus dieser Analyse fuer ein WM-System ergeben. Zusaetzlich werden auch so genannte nicht funktionale Anforderungen eines WM-Systems beschrieben. Nach dieser Analyse werden im Kapitel 3 Vorbedingungen und Grundlagen von WM im Allgemeinen und WM-Systemen im Speziellen untersucht. Da ein komplettes WM-System nur Teil einer kompletten und ganzheitlichen WM-Initiative sein kann, werden dabei nicht nur die fuer WM-Systeme wichtigen Punkte sondern auch die wichtigsten Punkte fuer WM selbst diskutiert. Im folgenden Kapitel werden drei bestehende Loesungen praesentiert (CYMANTIX. NET, die Loesung von Oracle und die Loesung von Lotus/IBM das Discovery System mit Erweiterungen). Obwohl CYMANTIX.NET relativ wenige Funktionalitaeten anbietet, stellt es einen interessanten Ansatz dar. Die Loesung von Oracle, andererseits, bietet ebenfalls nur relativ wenige Funktionen direkt an, stellt aber eine gute technische Basis dar, um ein WM-System darauf aufzubauen. Die Loesung von Lotus/IBM schließlich offeriert eine Reihe von WM-relevanten Funktionalitaeten und ist in der Lage, eingeschraenkte WM-Initiativen zu unterstuetzen. Insgesamt untersucht das Kapitel das Ausmass der Unterstuetzung von WM durch drei exemplarische Systeme und analysiert in welchen Bereichen es noch Unzulaenglichkeiten gibt. Danach kommt das Hauptkapitel dieser Dissertation, dass die vorgeschlagene IT Loesung fuer eine komplette und ganzheitliche WM-Initiative beschreibt. Zuerst wird diskutiert welche Prinzipien, wie etwa Participatory Design, waehrend des Designs, der Implementierung und der Einfuehrung eines solchen Systems beruecksichtigt werden muessen. Danach werden die drei Grundpfeiler des WM-Systems vorgestellt, also der virtuelle Informationspool, das einheitliche Benutzerinterface und der Automationsaspekt, sowie die darueber hinausgehenden Teile der Loesung praesentiert. Im Weiteren untersucht das Kapitel den Zusammenhang zwischen eLearning und WM mit besonderer Beruecksichtigung, was das fuer die vorgeschlagene Loesung bedeutet. Weiters werden noch Implementierungsaspekte diskutiert und im letzten Abschnitt wird die Loesung in Bezug auf die zu erreichenden Ziele und zu loesenden Probleme evaluiert. Im abschliessenden Kapitel wird diese Arbeit noch einmal kurz zusammengefasst und der Aspekt der gesamtheitlichen Betrachtung zusammen mit dem Vorschlag eines kompletten IT Systems zur Unterstuetzung von WM hervorgehoben. Weiters diskutiert es die Vor- und Nachteile der Loesung und die Ergebnisse der Evaluation. Abschließend wird noch kurz aufgezeigt, in welchen Bereichen weitere Forschungen sinnvoll und notwendig sind, und was die Zukunft des Wissensmanagements bringen koennte.